Verknüpfen von Empfängern

Themenübersicht

Diese Handbuchseite unterstützt Sie bei den folgenden Themen:

  1. Manuelle Verknüpfung von einzelnen und mehreren Empfängern oder vorkonfigurierten Personengruppen
  2. Automatisierte Zuordnung bei personalisierten Dokumenten

Genereller Hinweis

Ab Release V2.6 können generierte PDFs als Attachment per E-Mail versendet oder pro Empfänger zusammengezogen und ausgedruckt werden. Dazu muss das PDF mit einem Empfänger verknüpft werden. Diese Verknüpfung kann auf zwei unterschiedliche Arten angelegt werden:

  • manuell - indem im Erstellungsvorgang ein oder mehrere Empfänger (Personen) oder Personengruppen verknüpft werden. Die Zuordnung zu Personengruppen sind entsprechend vorkonfiguriert. Dies bedeutet, dass Personengruppen im Projekt definiert und kundenspezifisch eingerichtet werden müssen.
  • automatisiert - indem im Erstellungsvorgang das PDF mit dem jeweiligen Empfänger verknüpft wird. Dies kann bei personalisierten Dokumenten (Korrespondenzen, Rechnungen etc.) eingerichtet werden.

Für einige Standardabläufe wurden bereits entsprechende Konfigurationen umgesetzt. Die Zuordnung zur einzelnen Person erfolgt bei personalisierten Dokumenten automatisiert.

Falls Sie mehrere generierte PDFs in einer E-Mail versenden möchten, können Sie PDFs zusammenziehen. Beim E-Mail-Versand werden alle dem Empfänger zugeordneten PDFs als Attachment der E-Mail angefügt.

Manuelle Verknüpfung von Empfängern

Beim Erstellen des PDFs können einzelne oder mehrere Personen als Empfänger hinzugefügt werden.

Dazu wird/werden im Feld "Person" die zu verknüpfende(n) Person(en) gesucht und verknüpft.

Dialogfeld beim Erstellen eines Reports

Beim Erstellen von PDFs können nicht nur einzelne Personen, sondern auch Personengruppen zugeordnet werden. Die Zuordnung zur einzelnen Person macht das System automatisiert im Hintergrund.

Am Beispiel einer Teilnehmerliste sieht die Zuordnung von Personengruppen ungefähr wie folgt aus:

Zuordnung von Personengruppen, die bereits im System definiert vorhanden sind

Automatisierte Zuordnung bei personalisierten Dokumenten

Bei einigen personalisierten PDFs wie beispielsweise der Rechnung, wird das generierte PDF dem jeweiligen Empfänger automatisch korrekt zugeordnet.

Dies erlaubt, etwa eine Jahresrechnung für Mitgliederbeiträge per Serienfakturierung zu erstellen, das entsprechende PDF zu generieren und dieses korrekt zugeordnet mit wenigen Mausklicks per E-Mail als Attachment an jeden Empfänger einzeln zu versenden.

Wie das Beispiel zeigt, können beim Erstellen des Reports keine Empfänger verknüpft werden:

Beim Erstellen des Rechnungs-PDFs können keine Empfänger verknüpft werden

Wenn man den Report oder die Reports im Verzeichnis "Ausgabe" aufruft, kann dieser / können diese dennoch über die Funktion "Kommunikation > E-Mail" per E-Mail versendet werden. Das Attachment wird jedem Empfänger korrekt zugeordnet.

Hinweis

Beachten Sie, dass diese Funktionalität nicht für alle Reports zur Verfügung steht, sondern definiert und eingerichtet werden muss.

Beim Reports "Rechnung" wird die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers verwendet:

Dennoch wird der Empfänger verknüpft und der Reports kann als E-Mail-Attachment versendet werden