Reports per E-Mail versenden

Genereller Hinweis

Ab Release V2.6 können generierte PDFs als Attachment per E-Mail versendet werden. Dazu muss das PDF mit einem Empfänger verknüpft werden. Lesen Sie die vorhergehende Handbuchseite, um mehr darüber zu erfahren.

Themenübersicht

Diese Handbuchseite unterstützt Sie bei den folgenden Themen:

  1. PDFs als Attachment per E-Mail versenden
  2. Mehrere Attachments pro E-Mail

Tipp

Wenn das Tocco eine grosse Anzahl an Aktionen gleichzeitig ausführt, kann dadurch die Reaktionszeit des Systems beeinträchtigt werden. Grundsätzlich informiert Sie das System mit einer entsprechenden Meldung darüber, bevor Sie die Aktion - wie das Erstellen einer grossen Anzahl an Reports oder das Versenden einer grossen Anzahl an E-Mails - ausführen lassen. 
Sie können dem möglichem Problem vorbeugen, indem Sie die Aktionen portionsweise ausführen lassen.

PDFs als Attachment per E-Mail versenden

Im Verzeichnis "Ausgabe" können PDFs als Attachments über die Funktion "Kommunikation > E-Mail" versendet werden.

Das System generiert eine personalisierte E-Mail und fügt das PDF gemäss definiertem Empfänger als Attachment der E-Mail hinzu. In der Vorschau beim Erstellen der E-Mail können die E-Mails an alle Empfänger kontrolliert werden.

Im Register "Einzeldokumente" können die Empfänger des einzelnen PDFs eingesehen werden:

In diesem Beispiel hat der erstellte Versand 4 Empfänger

Die E-Mail wird korrekt an die 4 Empfänger erstellt:

Mehrere Attachments pro E-Mail

Um mehrere Attachments einer E-Mail hinzuzufügen, können Ausgaben (generierte PDFs) pro Empfänger zusammengezogen werden. Hierfür steht die Aktion "Ausgaben zusammenführen" zur Verfügung.

Die zusammengezogenen PDFs werden in der Liste entsprechend gekennzeichnet.

Die Ausgangs-PDFs erhalten den Status "Zusammengezogen". Aus diesen wird ein neues PDF vom Typ "Zusammengezogen" erstellt.

Im unteren Register des PDFs vom Typ "Zusammengezogen" ist ersichtlich, aus welchen PDFs der Zusammenzug besteht.

Mit der Funktion "Neu" können zudem noch weitere PDFs dem geplanten E-Mail-Versand hinzugefügt werden.

Mit dem Feld "Sortierung" kann die Sortierreihenfolge bestimmt werden.

Der Vorgang des E-Mail-Erstellens erfolgt anschliessend wie oben beschrieben.

Im Register "E-Mail" werden die versendeten E-Mails zusätzlich zur bestehenden E-Mail-Ablage ebenfalls aufgelistet.