Dokumente über die Formular-/Volltextsuche finden

Dokumentrecherche über Formularsuche

  1. Rufen Sie das Dokumentenmanagement auf und öffnen Sie die Suchansicht im Navigationsbereich.
  2. Neben der Volltextsuche stehen Ihnen dort folgende Suchkriterien zur Verfügung: Metadaten, Titel, Autor, Datum von und bis. Die Suchfelder lassen sich einzeln oder in Kombination verwenden. Lassen Sie die Suche durch die Taste "Suchen oder über die Eingabetaste ausführen.
  3. Das System listet die gefundenen Dokumente im Detailbereich auf. Öffnen Sie das gewünschte Dokument indem Sie doppelt auf die Zeile des Datensatz klicken. Alternativ können Sie einmal auf den Datensatz klicken um diesen zu markieren und danach die Taste "Öffnen" in der Funktionsleiste anwählen.

Indexierung

Damit die Dokumentinhalte durchsucht werden können, wird das Dokument beim Upload vom System geöffnet und die Inhalte indexiert. Eine Indexierung ist gleichzusetzen mit der Beschlagwortung, respektive der Erschliessung der darin enthaltenen Sachverhalte. Die Indexierung findet automatisch und im Hintergrund statt sobald ein neues Dokument in das System geladen wird.

Das System unterstützt die Indexierung der folgenden Formate:

  • Microsoft Word (DOC)
  • Microsoft Excel (XLS)
  • Microsoft PowerPoint (PPT)
  • Portable Document Format (PDF)
  • OpenOffice (Open Text / Database / Formula / Graphics / Presentation / Spreadsheet)
  • Rich Text Format (RTF)
  • HyperText Markup Language (HTML)
  • Extensible Markup Language (XML)