Struktur

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Die Ablagestruktur ist beliebig aufbaubar und kann jederzeit verschoben, erweitert und umbenannt werden. Die Ablagestruktur funktioniert analog wie der Explorer in Ihrem Betriebssystem.

Sie haben mehrere Möglichkeiten um Dokumente zu finden. Einerseits können sie bequem über die Struktur auf ein bestimmtes Dokument zugreifen, andererseits können Sie über ein Formular nach dem Dokument suchen. Im Formular ist eine Volltextsuche integriert, die Ihnen ermöglicht auch nach Suchbegriffen die innerhalb im Text des Dokuments vorkommen zu suchen. Erfahren Sie in nachfolgenden Kapiteln mehr über die Struktur des Dokumentenmanagements und die verschiedenen Suchvarianten.

  • Navigieren
  • Formularsuche
  • Domänen

 

Info

  • Wenn mehrere Redaktoren parallel im System arbeiten, so ist es sinnvoll, dass man die Struktur vorgängig abspricht und eine Person für diese verantwortlich ist. 
  • Auch ist es empfehlenswert, wenn man eine Konvention zur Beschriftung der Files einführt. 
  • Im Allgemeinen sollen Filenamen die Identifikation erlauben und zwingend mit der Extension (.pdf, .doc) versehen werden.