Dokumente abnehmen und freigeben

Dokumentaktion "Freigeben"

Alle Dokumente, die ins System geladen werden, müssen freigegeben werden. Personen, die über die entsprechenden Rechte verfügen, dürfen Dokumente freigeben und aktiv setzen.

  1. Rufen Sie das Dokumentenmanagement auf und öffnen Sie die Strukturansicht im Navigationsbereich.
  2. Wählen Sie das Dokument aus, welche Sie freigeben möchten.
  3. Öffnen Sie das Register "Stammdaten". Klicken Sie in der Funktionsleiste im Detailbereich auf die Pfeiltaste neben der Taste "Freigeben".
  4. Wählen Sie, ob Sie nur das ausgewählte Dokument freigeben möchten ("Freigeben") oder ob Sie auch alle untergeordneten Dokumente gleichzeitig aufschalten wollen ("Alle Freigeben")
  5. Das System schaltet danach die Dokumente auf. Bei nicht freigegebenen Dokumenten wird vor dem Namen ein * gesetzt. Mit der Freigabe verschwindet diese Markierung. Mit jeder Freigabe wird im Hintergrund eine Version des Dokumentes angelegt. Je mehr Versionen eines Dokumentes bestehen, desto länger dauert in der Regel die Freigabe.
Symbol Bedeutung
Grünes Licht: Das Dokument ist freigegeben
Gelbes Licht: Das Dokument ist freigegeben aber eine neue Version ist in Bearbeitung
Rotes Licht: Initialzustand, Dokument ist noch nicht freigegeben

Speichern und freigeben

Ausserdem besteht die Möglichkeit, das Dokument beim Upload abzuspeichern und direkt freizugeben. Wählen Sie dazu in der Navigationsleiste die Funktion "Speichern und freigeben". Der Uploadvorgang ist identisch aber beim abspeichern wird das Dokument direkt freigegeben.