Die Stammdaten eines Dokuments unterscheiden sich nicht wesentlich von den Stammdaten einer beliebigen anderen Datei, die im Tocco Business Framework abgelegt ist. Das ins Tocco Business Framework geladene Dokument ist verknüpft und das Dokument erhält eine URL (Internet-Adresse), mit der es nach der Freigabe (Publikation) online aufgerufen werden kann.
Jedes Dokument verfügt über zwingende und fakultative Angaben. Diese können jederzeit ergänzt werden. Nachfolgende Tabelle listet die verfügbaren Felder auf und beschreibt deren Zweck.
| Bezeichung | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Stammdaten | ||
| Datei | * | Hochzuladende Datei |
| Bezeichnung | * | Die Bezeichnung der hochgeladenen Datei wird übernommen. Die Bezeichung kann aber jederzeit beliebig manuell überschrieben werden. |
| Format | -- | Fehlt bei der Eingabe, wird nach Upload der Datei automatisch hinzugefügt |
| Grösse | -- | Fehlt bei der Eingabe, wird nach Upload der Datei automatisch hinzugefügt |
| URL | -- | Fehlt bei der Eingabe, wird nach Upload der Datei automatisch aus der Ordnerhierarchie und der Bezeichnung der Datei gebildet (Pfad) |
| Aliase | Alternative Pfade (URL) zur Datei, meist verkürzte Pfade zur erleichterten manuellen Eingabe (Marketing). Aliase müssen eineindeutig vergeben werden. Ein Alias kann nicht für mehrere Seiten verwendet werden. | |
| Besitzer | -- | Fehlt bei der Eingabe. Derjenige eingeloggte Benutzer, der das Dokument erstellt hat, wird hier als Besitzer verknüpft. Die Verknüpfung kann jederzeit überschrieben werden. Es ist nur ein Besitzer erlaubt. |
| Beschreibung | Text, der bei der Anzeige von Suchergebnissen im Browser angezeigt werden soll. Wird von Google ignoriert. | |
| Suchbegriffe | Keywords für das Dokument. Wird von Google ignoriert. | |
| Sprache | Optionales Feld | |
| Kategorie | Optionales Feld | |
| Sortierung | Beeinflusst die Ausgabe im Widget "Dokumenten-Ordner" im Internet (Webseite, Extranet, Intranet). | |
| Freigabe | ||
| Publikationsstatus | -- | Wird je nach Status automatisch von System gesetzt |
| Publikation von | Datumsfeld mit Datumspicker | |
| Publikation bis | Datumsfeld mit Datumspicker | |
| Referenzen | Automatisierte Anzeige verknüpfter Entitäten mit Datum und Zeitangabe der Verknüpfung. So wird ersichtlich, auf welcher redaktionellen Seite das File eingesetzt wird und seit wann. |
Hinweis
Bestehen Referenzen (Verknüpfungen), so kann weder die redaktionelle Seite noch das Dokument gelöscht werden. Nach dem Entfernen der Verknüpfungen ist das Löschen möglich.