Anlegen

Inhalte dieser Seite

  • Ordner anlegen
  • Dokument anlegen
  • Zip-Archiv importieren

Ordner anlegen

Um einen Ordner anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie mit der Maus zu derjenigen hierarchischen Ebene im Strukturbaum, unter welcher der Ordner angelegt werden soll. 
  2. Rechtsklick auf die Domain oder auf den Ordner öffnet die zur Verfügung stehenden Funktionen. 


     

    Der Rechtsklick öffnet die zur Verfügung stehenden Funktionen

    Alternativ können Sie auch in der Funktionsleiste die Funktion «Neu» anwählen. 

    Das Funktionsmenu zeigt die zur Verfügung stehenden Funktionen

  3. Wählen Sie Neu > Neuer Ordner
  4. Ein Eingabefenster öffnet sich, in welches Sie die Bezeichung des Ordners eingeben (Pflichtfeld).
    Optional besteht die Möglichkeit, die Einstellungen für einen Briefkasten vorzunehmen. Diese Briefkasten-Einstellungen sind nur im Zusammenhang mit dem Widget «Dokumentenmanagement» in einem Extranet funktional.

Dokument anlegen

Um ein Dokument anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie mit der Maus zu derjenigen hierarchischen Ebene im Strukturbaum, unter welcher das Dokument angelegt werden soll. 
  2. Rechtsklick auf die Domain oder auf den Ordner öffnet die zur Verfügung stehenden Funktionen. 


     

    Der Rechtsklick öffnet die zur Verfügung stehenden Funktionen

    Alternativ können Sie auch in der Funktionsleiste die Funktion «Neu» anwählen. 

    Das Funktionsmenu zeigt die zur Verfügung stehenden Funktionen

  3. Wählen Sie Neu > Neues Dokument oder einfach Neu
  4. Ein neuer Datensatz öffnet sich, in welchen Sie de Datei heraufladen und mindestens die Bezeichung des Dokuments eingeben (Pflichtfeld).
    Optional besteht die Möglichkeit, den Publikationszeitraum für das Dokument zu begrenzen. Diese Einstellungen sind nur in Zusammenhang mit der Freigabe des Dokuments funktional.


    Ein neuer DMS-Datensatz kann angelegt werden

    Sie haben bei der Eingabe Fragen zu den Feldern der Dokumentstammdaten?
    Schlagen Sie im Kapitel «Struktur & Aufbau > Dokument» die Seite «Stammdaten» nach, um die ERklärungen zu den Feldern nachzulesen.

Zip-Archiv importieren

Die Aktion «Zip-Import» steht nur ab Ordner zur Verfügung. Das Zip-File kann beliebige Dokumente und Unterordner enthalten, die Unterordner und Dokumente werden  - mit den gleichen Bezeichnungen wie im Zip-File - im Tocco DMS angelegt. 

Hinweis

Die Bezeichnungen von Ordnern und Dokumenten im Zip-File dürfen keine Umlaute und Leerschläge enthalten.

Um einen Zip-Import vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Erstellen Sie das Zip-File.
  2. Navigieren Sie mit der Maus zu derjenigen hierarchischen Ebene im Strukturbaum, unter welcher der/die Ordner und Dokumente angelegt werden sollen. 
  3. Rechtsklick auf die Domain oder auf den Ordner öffnet das Funktionsmenu. 
  4. Wählen Sie Aktionen > Zip-Archiv importieren.
  5. Das System öffnet ein Eingabefenster, in welchem Sie das Zip-Archiv auswählen und den Import-Modus (siehe oben) bestimmen können 
     

    Auswahl des Import-Modus

  6. Ist das Zip-Archiv verknüpft und der Modus gewählt, wird die Funktion Importieren aktiv.
    Mit Klick auf die Optionen (Pfeilchen rechts) können Sie wählen, ob die importierten Dokumente im selben Arbeitsgang freigegeben werden sollen
     

    Option: Freigeben der importierten Dokumente im selben Arbeitsschritt

  7. Das System führt den Zip-Import durch und zeigt den Importfortschritt rechts in der unteren Browserzeile an.
     

    Fortschrittsanzeige unten rechts (Beispiel zeigt Google Chrome)

  8. Nach Abschluss des Importvorgangs werden die neu angelegten Ordner und Dokumente im Strukturbaum angezeigt.