Einleitung

Einleitung

Das Modul Dokumente ist im Tocco Business Framework der Goupware zugeorndet. 

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Als Groupware bzw. Gruppen-Software (auch kollaborative Software) bezeichnet man eine Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe über zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg.

Die Dokumentenmanagement Umgebung hat zwei hauptsächliche Anwendungsbereiche

  1. dient sie dazu, sämtliche digitalen Dokumente für Internetumgebungen (Extra-, Intra- und Internets) zu verwalten.
    Pro Domäne (Web oder Fileablage) steht in der Ablagestruktur ein eigenes und unabhängiges Verzeichnis zur Verfügung. Mit einem kompetenten Berechtigungsmanagement können Sie online den Zugriff auf Dokumente, Ordner und Verzeichnisse nach Belieben und auch zeitgesteuert eingrenzen.
  2. kann das Dokumentenmanagementsystem auch als unternehmensinterne Fileablage genutzt werden.
    Ist das optional erhältliche Modul WebDAV installiert, kann auch von lokalen Arbeitsstationen aus auf DMS-Verzeichnisse und damit auf Dokumente zugegriffen werden. Mit WebDAV lässt sich so auch eine lokal verfügbare, berechtigungsgesteuerte Dokumentablage einrichten, zum Beispiel für eine Projektzusammenarbeit spezifischer Personen.

Alle gängigen Office-, Bild-, Ton-, und Filmformate lassen sich mit dem Tocco DMS verwalten. Sind die Dateien in der zentralen Dokumentverwaltung abgelegt, so können sie publiziert und in Internetumgebungen eingebunden resp. ausgegeben werden.

Mit dem optional erhältlichen Widget PublicDMS können mit berechtigten Benutzern in einem geschützten Bereich wie beispielsweise einem E-Campus beliebige Dokumente ausgetauscht werden. Ein Ordner im DMS kann in diesem Zusammenhang als Briefkasten angelegt werden, der für das Einreichen von Dokumenten an bestimmte einzelne Empfänger fungiert. Der Zeitraum respektive Frist des Einreichens kann beliebig eingegrenzt werden.
 

Hinweise

Files (Filme etc.), die eine Dateigrösse von 50MB überschreiten, werden vom System nicht ohne Weiteres verarbeitet. Verringern Sie zuerst die Dateigrösse bei Dateien, die 50MB überschreiten, bevor Sie diese ins DMS uploaden.

Die erlaubte Dateigrösse für einen bestimmten File-Typ kann von Integratoren in der Systemkonfiguration angepasst werden. Das Vorgehen ist im Handbuch Integrator beschrieben. Die den Zugriff auf das Integratoren-Handbuch sind entprechende Berechtigungen erforderlich. Ihr interner Poweruser oder Projektleiter verfügt in der Regel über die entsprechenden Rollen.