E-Mail-Vorlagen

Generelle Hinweise

Vordefinierte E-Mail-Vorlagen mit fixem Layout erleichtern das Erstellen von E-Mails. Die personalisierte Anrede wird automatisiert aus den Informationen auf der Person generiert (Geschlecht, Anrede).

Die enthaltenen Vorlagen sind gemäss Kundenanforderungen anpassbar. Die Vorlagen können pro Modul gesteuert werden. Das heisst, dass beispielsweise im Modul Person andere Vorlagen angeboten werden können als im Modul Zertifizierung. Welche Vorlagen wo zur Verfügung stehen richtet sich nach den Anforderungen bzw. nach den kundenspezifischen Prozessen. Bestehen unterschiedliche Geschäftsbereiche, so können für jeden Geschäftsbereich eigene E-Mail-Layouts eingerichtet werden.

Es gibt zwei Vorlage-Typen für E-Mails:

  • Kunden-Vorlagen 
  • System-Vorlagen

System-Vorlagen betreffen E-Mails, die vom System automatisch versendet werden, z.B. wenn vom System ein neues Passwort angefordert wird. System-Vorlagen werden beim Erstellen von E-Mails nicht zur Auswahl angeboten, sie werden vom System verwendet und kommen nur automatisiert zum Einsatz.

Die verfügbare Anzahl der System-Vorlagen ist vom eingesetzten Modul abhängig. System-Vorlagen sind ebenfalls kundenspezifisch anpassbar.

 

Info

Die Anzahl und Steuerung der E-Mail-Vorlagen ist Teil der Projekt-Spezifikation. Vorlagen können jederzeit nach Aufwand ergänzt werden. Berechtigte und geschulte Personen können Vorlagen selbständig editieren und erweitern (dazu siehe Handbuch Integrator).

E-Mail-Layouts

Die folgenden Layout-Vorlagen sind im Standard enthalten:

Layout-Vorlage Beschreibung Bemerkung
 Mitteilung Layout für ein Standard-E-Mail mit personalisierter Anrede.  Dieses Layout lässt sich mit unterschiedlichen Text-Inhalten als unterschiedliche E-Mail-Vorlagen abspeichern, wenn Sie beispielweise ein bestimmtes E-Mail mit immer demselben Text versenden möchten. Beim Erstellen neuer E-Mails ist der Inhalt editierbar.
Ab V2.3
Geburtstagsmail 
Standard-E-Mail mit personalisierter Anrede und Gratulationstext Geburtstags-Gratulationen per E-Mail werden bei entsprechender Einstellung automatisiert am Tag des Geburtstags versendet. Der Inhalt der Vorlage kann angepasst werden.

Layout mit Kopfzeile und Signatur

Ab Release V2.6 steht die Möglichkeit eine Kopfzeile und Signatur zu erfassen im E-Mail-Layout zur Verfügung. Es stehen separate Eingabefelder für Kopfzeile und Signatur zur Verfügung.

Das entsprechende E-Mail-Layout wird mit der E-Mail-Vorlage verknüpft bzw. auf dieser hinterlegt. Die E-Mail-Vorlage enthält somit nur noch den Text der E-Mail, die Signatur etc. stammen aus den vorkonfigurierten Einstellungen.

Erstellen eines neuen E-Mail-Layouts mit Signatur ab V2.6

Option: Nur-Text Format

Das System bietet Ihnen die Möglichkeit, E-Mails im Nur-Text-Format zu versenden. Diese Möglichkeit besteht nur zusätzlich zum HTML-Format, da die meisten Empfänger mit E-Mail-Programmen arbeiten, die HTML standardmässig empfangen.

Einige Empfänger haben jedoch Ihre E-Mail-Programme so eingestellt, dass sie E-Mails nur als Text empfangen möchten. E-Mails in HTML-Format werden in reinen Text umgewandelt, was unschöne Gestaltung wie auch funktionale Einschränkungen zur Folge haben kann, indem z.B. Links nicht mehr funktionieren.

Versenden Sie E-Mails zusätzlich als Nur-Text, so vermeiden Sie unschöne Darstellungen und funktionale Einschränkungen bei einem kleinen Teil Ihrer Empfängergruppe.

Das Feld "Mailtext (nicht HTML)" steht für diese Option zur Verfügung.