Korrespondenz erstellen

Korrespondenz mit Vorlage erstellen

Um eine Korrespondenz an einen oder beliebig viele Empfänger zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Modul, in welchem Sie den Versand vornehmen möchten und treffen Sie die Selektion gemäss Ihren Kriterien, beispielsweise "alle aktiven Mitgliedschaften ohne E-Mail-Adresse".
  2. Rufen Sie in der Funktionsleiste die Funktion "Korrespondenz" auf. Ein Eingabe-Fenster "Versand" öffnet sich. Die Anzahl der mit dem Versand verknüpften Empfänger wird angezeigt. Mit Klick auf die Anzahl Empfänger können Sie bei Bedarf deren Namen einsehen. Hier sind keine Anpassungen an der Selektion mehr möglich. Sind Namen enthalten, die Sie nicht anschreiben wollen, beginnen Sie von vorn.
  3. Wählen Sie im Feld "Sprache" die gewünschte Korrespondenzsprache aus.
  4. Wählen Sie im Feld "Vorlage" die passende Vorlage aus, die Vorlage wird sofort in der Eingabe-Maske angezeigt und ist weiter editierbar.
  5. Kopieren/Editieren Sie Ihren Text im Textfeld. Beachten Sie beim Kopieren und Editieren die Möglichkeiten des HTML-Editors.
  6. Definieren Sie, wer die Korrespondenz unterzeichnet. Bis zu 3 Unterschriften mit oder ohne Signatur-Bild sind möglich. Sie können aus bereits hinterlegten Unterschriften mit Signaturen auswählen oder Name und Funktion der Person manuell ergänzen. Bei der manuellen Ergänzung steht kein hinterlegtes Signatur-Bild zur Verfügung.
  7. Im Feld "Beilagen" geben Sie die Liste eventueller Beilagen ein.
  8. Mit "Speichern" schliessen Sie die Eingabe ab.
  9. Mit "Vorschau" wird ein PDF der Korrespondenz erstellt, das direkt heruntergeladen und angeschaut werden kann. Die Daten müssen zuvor gespeichert werden. Mit "PDF erstellen" wird die Korrespondenz ebenfalls als PDF generiert und im Register "Berichte und Exporte" zum Download angeboten.

 

Hinweis

Beachten Sie, dass ein PDF in der Regel zuerst auf Ihrem PC abgespeichert werden muss, bevor Sie es öffnen und anschauen können. Bestätigen Sie den entsprechenden Dialog Ihres Browsers mit "Ja" bzw. "behalten".

      Verfügbare Eingabe-Felder

      Feld Feldtyp Beschreibung
      Outputsprache oder Korrespondenzsprache Auswahlfeld Definiert die Korrespondenzsprache.
      Vorlage Auswahlfeld Vordefinierte Vorlagen mit ihren zugrundeliegenden Layout-Vorlagen werden über dieses Auswahlfeld angezogen, die Werte der Vorlage werden direkt dargestellt.
      Layout Auswahlfeld, Pflichtfeld Wird keine Vorlage verwendet, muss mindestens eine Layout-Vorlage angegeben werden. vordefinierte Layout-Vorlagen stehen über eine Auswahl zur Verfügung. 
      Ohne Logo ausgeben Checkbox Soll auf eigenes Briefpapier mit Logo gedruckt werden, so wird diese Option angewählt. Die Korrespondenz wird ohne Kopf- und Fusszeile erstellt.
      Empfänger Verknüpfung Auflistung der selektierten Empfänger - nicht editierbar.
      Kategorie Auswahlfeld Möglichkeit, die Korrespondenz zu kategorisieren. Ermöglicht spätere Auswertungen nach Kategorien.
      Person Verknüpfung Absender, der im System fungiert. Standardmässig wird der eingeloggte Benutzer verknüpft. Eine Änderung ist möglich.
      Erstellt von Verknüpfung Ersteller der Korrespondenz, der im System fungiert. Standardmässig wird der eingeloggte Benutzer verknüpft. Eine Änderung ist möglich.
      Betreff Eingabefeld Hier erfassen Sie Ihren Betreff. Werte, die aus einer Vorlage hier angezeigt werden, können überschrieben werden. 
      Datum Datumsfeld Datum der Korrespondenz. Standardmässig wird das Erstell-Datum angezeigt, dies kann aber überschrieben werden. 
      Ort Eingabefeld Hier erfassen Sie den Ort. Werte, die aus einer Vorlage hier angezeigt werden, können überschrieben werden. 
      Textfeld mit HTML-Editor Eingabefeld  Hier erfassen Sie Ihren Text. Werte, die aus einer Vorlage hier angezeigt werden, können editiert werden. 
      Unterschrift Auswahlfeld Vordefinierte Unterschriftsberechtigte mit ihrem Signatur-Bild werden über dieses Auswahlfeld angezogen, die Werte der Vorlage werden direkt dargestellt.
      Name 1 2 3 Eingabefeld Ist der Unterzeichnungsberechtigte nicht im System hinterlegt, können Sie in diesem Feld manuell den Namen erfassen.
      Funktion 1 2 3 Eingabefeld Ist der Unterzeichnungsberechtigte nicht im System hinterlegt, können Sie in diesem Feld manuell die Funktion erfassen.
      Ohne Unterschrifts-Bild Checkbox Soll die Unterschfit ohne Signatur-Bild auf der Korrespondenz dargestellt werdne, so aktiveren Sie diese Option. 
      Beilagen Eingabefeld Hier erfassen Sie Ihre Beilagen. Werte, die aus einer Vorlage hier angezeigt werden, können editiert werden.  
      Kopie an (ab V2.5) Eingabefeld Hier erfassen Sie Personen, an welche Kopien der Korrespondenz gesendet werden. "Kopie an" wird unter den Beilagen ausgegeben.


      Die Eingabe-Maske sieht ungefähr wie folgt aus:

      Korrespondenz ohne Vorlage erstellen

      • Eine Korrespondenz kann auch ohne Vorlage erstellt werden.
      • Wenn Sie eine Korrespondenz ohne Vorlage erstellen möchten, müssen Sie mindestens eine Layout-Vorlage auswählen.
      • Layout-Vorlagen definieren das Format der Korrespondenz, deshalb ist dies ein Pflichtfeld.

       

      Hinweis

      Einer Vorlage liegt immer eine Layout-Vorlage zugrunde. Wenn Sie eine Vorlage auswählen, ist die Layout-Vorlage damit bereits definiert.