E-Mail-Attachments

Generelle Hinweise

  • Bei einem E-Mail-Versand werden alle ausgesendeten E-Mails einzeln im System abgelegt.
  • Vorteil ist, dass jedes ausgesendete E-Mail beim Empfänger einsehbar ist. Belege, wem welches E-Mail effektiv gesendet wurde, sind jederzeit vorhanden.
  • Ebenfalls werden die Attachments mit jeder ausgesendeten E-Mail einzeln abgelegt. Wenn also 1000 E-Mails mit einem Attachment versendet werden, werden nicht nur 1000 E-Mails abgelegt, sondern auch 1000 Attachments. Mit der Zeit benötigen Attachments viel Speichervolumen, was das System in der Performance (Schnelligkeit) beeinträchtigen kann.
  • Versenden Sie deshalb nur in Ausnahmefällen E-Mails mit Attachments. Bieten Sie die Attachments besser als Downloads aus dem Internet an. Auf diese Weise senden Sie lediglich einen Link in Ihrer E-Mail mit, was keinen Speicherplatz benötigt.

Wi chtige Hinweise

Fügen Sie Massen-E-Mail-Aussänden keine Attachments hinzu. Bieten Sie stattdessen Dokumente als Downloads aus dem Internet an.

Dokument als Download anbieten

Um ein Dokument mittels Link als Download aus dem Internet anzubieten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Speichern Sie das Dokument auf Ihrem PC, falls es dort nicht bereits gespeichert ist.
  2. Öffnen Sie die Dokumentenverwaltung (DMS) und wählen Sie den Knoten an, unter welchem Sie das Dokument speichern möchten. Üblicherweise ist ein grauer Knoten mit der Bezeichnung "Ablage" vorhanden.
  3. Erstellen Sie mit einem Rechtsklick auf den korrekten Ablageort in der Navigationsstruktur ein "neues Dokument", eine Eingabemaske für die Metadaten des Dokuments öffnet sich.
  4. Klicken Sie im Feld "Dokument" auf die Lupe, wählen Sie Ihr auf dem PC gespeichertes Dokument aus und laden Sie es hoch. Mit diesem Vorgang werden Titel und URL automatisch aus der ursrpünglichen Dokumentbezeichnung generiert. Passen Sie den Titel gegebenenfalls an. Steuern Sie mit "Publikation von" und/oder "Publikation bis" den Publikationszeitraum des Dokuments, sofern das Dokument zeitlich eingeschränkt zur Verfügung stehen soll.
  5. Wählen Sie in der Funktionsleiste unter "Speichern" die Funktion "Speichern und freigeben", um das Dokument internetfähig zu machen. Alternativ können Sie das Dokument auch zuerst speichern und später freigeben, der Status ist jederzeit im Feld "Status" ersichtlich. Im Feld "Dokument" erhalten Sie nach dem Speichern neben der Lupe die vollständige Internet-Adresse des Dokuments angezeigt. Kopieren Sie diese und fügen Sie sie in Ihr E-Mail ein.

Hinweis

Sofern in Ihrem DMS keine Dokumentenablage eingerichtet worden ist, kann dies nachträglich jederzeit ergänzt werden.


Die Eingabemaske des Dokumentenmanagements sieht ungefähr wie folgt aus:

Stammdaten eines freigegebenen Dokuments mit generierter URL