Fakturierung

Artikel einer Veranstaltung zuweisen

Damit Anmeldungen an eine Veranstaltung verrechnet werden können, muss der Veranstaltung vorgängig mindestens ein Artikel zugeordnet werden. Der Artikel beinhaltet alle Preis- und Währungsinformationen für die Verrechnung. Gehen Sie wie folgt vor, um einer Veranstaltung Artikel zuzuweisen:

  1. Erfassen Sie die Veranstaltung im Modul Artikel als Artikel mit Preis.
  2. Rufen Sie das Veranstaltungsmanagement auf.
  3. Wählen und öffnen Sie eine Veranstaltung.
  4. Ordnen Sie in der Gruppe "Artikel" der Veranstaltung die entsprechenden Artikel zu.
    Obligatorische Artikel sind Artikel, die bei der Fakturierung automatisch mitverbucht werden wie zum Beispiel die Kurskosten.

    Bei den optionalen Artikeln handelt es sich um Artikel, die bei der Anmeldung an die Veranstaltung wahlweise mitgebucht werden können wie zum Beispiel Unterkunft oder Kursmaterialien. Sie können beliebig viele obligatorische und optionale Artikel hinzufügen.
  5. Wählen Sie den Befehl "Speichern" in der Funktionsleiste, um die Änderungen zu speichern.
  6. Das System weist neuen Anmeldungen für die Veranstaltung automatisch die entsprechenden Artikel zu.
Hinweis
Änderungen in den Artikeln einer Veranstaltung haben nur Auswirkungen auf zukünftige, nicht auf bereits eingegangene Anmeldungen. Fügen Sie deshalb bereits vor der Publikation Artikel der Veranstaltung hinzu.

Fakturierung starten

Nachfolgende Schritte zeigen, wie eine Veranstaltung fakturiert wird:

  1. Rufen Sie das Veranstaltungsmanagement auf.
  2. Suchen und öffnen Sie die zu fakturierende Veranstaltung.
  3. Wählen Sie im unteren Detailbereich das Register "Anmeldung" aus. Das System listet dort alle eingegangenen Anmeldungen auf.
  4. Selektieren Sie die Anmeldungen, welche Sie fakturieren möchten, beispielweise über den Status. Wenn Sie keine Anmeldungen anwählen, übernimmt das System automatisch alle Anmeldungen in der Liste.
  5. Wählen Sie die Aktion "Fakturieren" in der Funktionsleiste des unteren Detailbereichs.
  6. Das System öffnet ein Fenster, in dem Sie optional die Fakturierungseinstellungen ändern können. Untenstehende Tabelle beschreibt die Felder und Möglichkeiten im Detail. Nehmen Sie keine Änderungen vor, wenn Sie die Voreinstellungen übernehmen möchten.
  7. Starten Sie mit der Funktion "Fakturen erstellen (alle)" die Fakturierung.
  8. Das System generiert pro Anmeldung einen Auftrag mit dazugehörigen Artikelpositionen.

Hinweis

Ab V2.3 stehen Ihnen Vorlagen für die Serienfakturierung zur Verfügung.
Diese werden in der Regel bei der Parametrisierung des Projekts nach Ihren Angaben eingerichtet, können aber auch später jederzeit ergänzt werden.

 

Sie können die folgenden Fakturierungseinstellungen vornehmen:

Feld Beschreibung
Preiskategorie Wählen Sie eine Preiskategorie aus, um die im Adressdatensatz des Teilnehmers hinterlegte Preiskategorie zu überschreiben. Die gesetzte Preiskategorie gilt für alle zu fakturierenden Anmeldungen.
MwSt-Model Wählen Sie ein MwSt-Model aus, um das im Adressdatensatz des Teilnehmers hinterlegte MwSt-Model zu überschreiben. Das gesetzte MwSt-Model gilt für alle zu fakturierenden Anmeldungen.
Sprache Wählen Sie eine Sprache aus, um die im Personendatensatz des Teilnehmers hinterlegte Korrespondenz-Sprache zu überschreiben. Die gesetzte Sprache gilt für alle zu fakturierenden Anmeldungen.
Währung Wählen Sie eine Währung aus, um die im Adressdatensatz des Teilnehmers hinterlegte Währung zu überschreiben. Die gesetzte Währung gilt für alle zu fakturierenden Anmeldungen.
Zahlungskond. Wählen Sie eine Zahlungskondition aus, um die im Adressdatensatz des Teilnehmers hinterlegte Zahlungskondition zu überschreiben. Die gesetzte Kondition gilt für alle zu fakturierenden Anmeldungen.
Rechnungsdatum Datum, welches als Rechnungs- bzw. Fakturierungsdatum gesetzt wird.
Unsere Referenz Mögliches Kürzel des Mitarbeiters, der die Fakturierung durchführt.
Einleitungstext Genereller Einleitungstext, welcher auf allen Rechnungen oberhalb der Artikelpositionen dargestellt wird.
Schlusstext Genereller Schlusstext, welcher auf allen Rechnungen unterhalb der Artikelpositionen dargestellt wird.

Rechnungen drucken

Nach der Fakturierung können Sie über das Auftragsmanagement den generierten Auftrag mit den entsprechenden Auftragspositionen überprüfen und die Rechnungen drucken.

Öffnen Sie dazu das Modul Auftrag.