Wartelisten managen

Themen dieser Seite

  • Warteliste definieren
  • Teilnehmer auf der Warteliste informieren
  • Nachrücken von Teilnehmern
  • Warteliste auf Folgekurs übertragen

Warteliste definieren

Für jede Veranstaltung können Sie definieren, wie mit den Anmeldungen umgegangen werden soll, wenn die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist. Soll bei einer Überbuchung die Warteliste zum Einsatz kommen, wählen Sie im Feld "Überbuchung" den Wert "Warteliste".

Alle Anmeldungen werden anschliessend automatisch mit dem Status "Warteliste" anstatt "Angemeldet" versehen, sobald das Total der Anmeldungen den definierten Wert im Feld "Teilnehmer maximal" überschreitet. Über den Status "Warteliste" können die Anmeldungen gesucht und individuell behandelt werden.

Teilnehmer auf Warteliste informieren

Teilnehmer, deren Anmeldung den Status "Warteliste" zugeteilt erhielten, müssen entsprechend informiert werden. Das System kennt die folgenden Vorgehensweisen:

  1. Erfolgte die Anmeldung aus dem Internet (Intranet, Extranet), so wird automatisch eine E-Mail gesendet, dass die Veranstaltung ausgebucht ist und man auf die Warteliste gesetzt wurde.
  2. Erfolgte die Anmledung manuell in der Administrationsumgebung, so muss die E-Mail manuell erstellt und versendet werden. 

Hinweis

Die Standard-E-Mail-Vorlage kann gemäss Kundenanforderungen angepasst werden.

Nachrücken von Teilnehmern

Erfolgen Absagen von gebuchten Teilnehmenden, können Anmeldungen von der Warteliste in reguläre Anmeldungen geändert werden. 

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Suchen und öffnen Sie die entsprechende Veranstaltung.
  2. Öffnen Sie den Reiter "Anmeldung", um die Übersicht der Anmeldungen zu sehen. Sortieren Sie ggf. nach dem Anmeldedatum und Zeitpunkt.
  3. Selektieren Sie die zu editierende Anmeldung und wählen Sie die Aktion "Buchen" in der Funktionsleiste. Das System öffnet ein Eingabefenster. Wählen Sie, ob Sie dem Teilnehmer eine automatisierte E-Mail-Bestätigung senden möchten mit Klick in die Checkbox "E-mail senden".
  4. Schliessen Sie den Vorgang mit "Buchen/Ablehnen" ab. Wenn Sie die Funktion E-Mail senden aktiviert haben, wird an deb Teilnehmer sofort eine E-Mail mit der Buchungsbestätigung gesendet. Der Status der Anmeldung wird auf "Gebucht" gesetzt.

Warteliste übertragen

Gibt es einen Folgekurs, können die Anmeldungen mit Status "Warteliste" auf den nächsten Kurs umgebucht bzw. in den nächsten Kurs übertragen werden. 

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Suchen Sie alle Anmeldungen mit Status "Warteliste" mittels Suchformular-Suche im Modul "Teilnehmeranmeldung".
  2. Selektieren Sie die zu editieren Anmeldungen und wählen Sie die Aktion "Übernehmen". Das System öffnet ein Eingabefenster.
  3. Wählen Sie "nur neue Anmeldungen übernehmen", um doppelte Anmeldungen zu vermeiden und speichern Sie die Änderungen ab. Mit dem Speichern werden die Anmeldungen in den neuen Kurs übernommen.

Hinweis

Stellen Sie mit individueller Kommunikation sicher, dass die Teilnehmenden über die Umbuchung in Kenntnis gesetzt werden.