Bewilligungsprozess

Generelle Hinweise

Optional kann definiert werden, dass zu bestimmten Veranstaltungs-Typen gehörige Veranstaltungen beim Klicken auf "Publizieren" nicht direkt freigeschaltet werden, sondern zuerst eine interne Kontrolle passieren müssen.

Ist der Bewiligungsprozess auf dem Veranstaltungs-Typ hinterlegt, so erhält eine Veranstaltung zuerst den Status "Anfrage". Diese Verantaltungen werden von der verantwortlichen Person bewilligt oder abgelehnt. Es kann ein Ablehungsgrund angegeben werden.

Wird die Veranstaltung bewilligt, so erhält sie den Status "Offen" mitsamt Publikations- und Anmeldedaten und ist damit publiziert. Wird eine Veranstaltung abgelehnt, so wird sie in den Status "Planung" zurückgesetzt. Sie kann bearbeitet werden und anschliessend erneut zur Publikation vorgeschlagen werden.

Verantwortlichkeit definieren

In der Hilfstabelle in der Systemkonfiguration ist für jeden Veranstaltung-Typ die verantwortliche Person im Feld "Person" einzutragen.

Bewilligen

Um eine Veranstaltung zu publizieren, wird die Aktion "Bewilligungsprozess" aufgerufen. Es stehen nach Aufruf der Aktion zwei Optionen zur Verfügung:
- Bewilligen
- Ablehnen

Bei Bewilligung wird dem Veranstaltungsadministrator eine System-Notifikation per E-Mail gesendet. 

Die Publikations- und Anmeldedaten werden bei der Bewilligung automatisch gemäss der definierten Parameter (Einstellungen) gesetzt.

Ablehnen

Um die Publikation einer Veranstaltung abzulehnen, wn der Aktion "Bewilligungsprozess" die Option "Ablehnen" angewählt. 

Optional kann ins Feld "Ablehnungsgrund" ein Ablehnungsgrund eingetragen werden. 

Der Veranstaltungsadministrator erhält eine System-Notifikation per E-Mail.

Wird ein Ablehnungsgrund angegeben, so ist diese Information in der Notifikation enthalten und ist zudem im Feld "Ablahnungsgrund" im Veranstaltungsdetail in der Administrationsumgebung sowie auch im Extranet bei Aufruf der Veranstaltung angezeigt.

Hinweis

Abgelehnte Veranstaltungen werdne in den Status "Plaung" zurückgesetzt und können bearbeitet und erneut zur Publikation vorgeschlagen werden.