Spendenverdankungen versenden und verwalten

Genereller Hinweis

• Eingegangen Spenden können Sie per Korrespondenz oder E-Mail verdanken; die jeweiligen Vorlagen stehen Ihnen im dem Modul Spende & Kampagne zur Verfügung.
• Idealerweise können Sie die Spenden, die Sie verdanken möchten, über den Status Eingang filtern.
• Nach dem Versand der Verdankung ändern Sie den Status der Spendendatensätze zu Verdankung, wodurch der Zeitpunkt der Verdankung festgehalten wird.

Verdankungen versenden

Um eine Verdankung per E-Mail oder Brief zu versenden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Reiter Spende aufrufen.
2. Im Suchbereich über den Suchfilter Verdankung offen alle Geldspenden mit dem Status Eingang auswählen und bei Bedarf nach weiteren Kriterien, z. B. eine Kampagne oder Referenz, filtern oder manuell selektieren.
3. In der Funktionsleiste Kommunikation auswählen und die Art der Kommunikation, E-Mail oder Korrespondenz, bestimmen.

• Das entsprechende Fenster E-Mail bzw. Versand wird geöffnet.

4. Im Feld Vorlage bzw. Korr.-Vorlage Dankesschreiben auswählen und alle weiteren Angaben eintragen.
5. E-Mail Absenden bzw. für den Versand PDF erzeugen und ausgeben.

• Je nach Versandart wird auf den Spendendatensätzen im unteren Detailbereich im Reiter E-Mail bzw. Korrespondenz eine Verknüpfung zur versandten Verdankung angelegt.
• Auf den Personen- bzw. Adressdatensätzen werden in der unteren Detailansicht im Reiter E-Mail oder Korrespondenz Verknüpfungen zur versandten Verdankung angelegt.

Spendenverdankungen verwalten

Wenn Sie für einen Spendenaufruf mehrere Spendeneingänge über denselben Betrag erhalten, so können Sie die Mutationen pro Betrag zusammenfassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Reiter Spende aufrufen.
2. Spendendatensätze anhand des Status Eingang filtern und bei Bedarf nach weiteren Kriterien, z. B.eine Kampagne oder Referenz, filtern oder manuell selektieren.

• Rechts in der Funktionsleiste wird die aktuelle Anzahl selektierter Datensätze angezeigt.

3. In der Funktionsleiste die Aktion Mutationen > Ersetzen auswählen.

• Das Fenster Ersetzen wird geöffnet.

4. Den Status zu Verdankung ändern.
5. Daten auf allen Spendendatensätzen Ersetzen und Systemmeldung bestätigen.

• In allen selektierten Spendendatensätzen wird im Bereich Spendendaten das Datum der Verdankung gespeichert.