Spendeneingänge verwalten

Generelle Hinweise

  • Spenden können vereinzelt oder beispielsweise auch im Zusammenhang mit einer Kampagne in grosser Anzahl gleichzeitig eintreffen. Sie haben daher die Möglichkeit, eingegangene Spenden nicht nur einzeln sondern - unter bestimmten Bedingungen - auch miteinander zu erfassen.
  • Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass Sie Spenden erhalten, zu denen noch kein Spendendatensatz besteht. Das können beispielsweise Sammlungen oder Trauerspenden sein.
  • Bei einem Spendeneingang sollten Sie in einem ersten Schritt im Reiter Spende über die Suche nach der Person oder Adresse der eingegangenen Spende überprüfen, ob zu der Person der Adresse bereits ein Spendendatensatz besteht und ggf. einen neuen Spendendatensatz anlegen.
    Informationen zum Spendendatensatz finden Sie im Kapitel Stati und Felder im Detailformular Spende.
  • Um die nachfolgende Verdankung der eingegangenen Spenden zu vereinfachen, empfehlen wir Ihnen nicht nur den Betrag zu erfassen, sondern auch den Status der Spendendatensätze zu ändern.
  • Eine Validierungsfunktion im Tocco stellt sicher, dass für Spendendatensätzen die Stati Eingang und Verdankung nur dann gewählt werden können, wenn ein Spendenbetrag angeben ist.

Spendeneingang einzeln erfassen

Um einen Spendeneingang zu einem bestehenden Spendendatensatz zu erfassen, unabhängig ob dieser im Zusammenhang mit einer Kampagne steht, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Reiter Spende aufrufen.
  2. Nach der Person oder Adresse der eingegangene Spende suchen.
  3. Jeweiligen Spendendatensatz öffnen.
  4. Spendenbetrag eingeben und Status zu Eingang ändern.
  5. Speichern.
  • Im Bereich Spendendaten wird das Datum des Spendeneingangs gespeichert.

Mehrere Spendenaufrufe miteinander nachbearbeiten

Wenn Sie für einen Spendenaufruf mehrere Spendeneingänge über denselben Betrag erhalten, so können Sie die Mutationen pro Betrag zusammenfassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Reiter Spende aufrufen.
  2. Spendendatensätze der eingegangenen Spenden anhand der Person oder Adresse suchen und selektieren.
  • Rechts in der Funktionsleiste wird die aktuelle Anzahl selektierter Datensätze angezeigt.
  1. In der Funktionsleiste die Aktion Mutationen > Ersetzen auswählen.
  • Das Fenster Ersetzen wird geöffnet.
  1. Den Spendenbetrag eingeben und den Status zu Eingang ändern.
  2. Daten auf allen Spendendatensätzen Ersetzen und Systemmeldung bestätigen.
  • In allen selektierten Spendendatensätzen wird im Bereich Spendendaten das Datum des Spendeneingangs gespeichert.

Wichtig

Achten Sie darauf, dass Sie nur gewünschte Änderungen vornehmen, da die Änderungen alle vorher vorhandenen Werte in den betroffenen Feldern aller selektierten Spendendatensätze unwiederbringlich überschreiben.

 

Verwandte Themen

Über das gleichzeitige Bearbeiten mehrerer Datensätze informiert Sie das Kapitel Funktionen für Massenmutationen ausführlich.