Fakturierung

Die Zertifizierungsverwaltung enthält die Möglichkeit der (periodischen) Serienfakturierung. Serienrechnungen können an beliebig viele definierte Rechnungsempfänger von Zertifizierungen mit wenigen Klicks erstellt werden.

  • Um Serienrechnungen erstellen zu können, müssen das Feld Verrechnung an auf der Zertifizierung mit der entsprechenden Person verknüpft sein.
  • Serienrechnungen werden nach Output-Sprache (Korrespondenzsprache) erstellt.
  • Zentral hinterlegte Rechnungstext-Vorlagen ermöglichen eine einfache Handhabe unterschiedlicher Rechnungstexte.

Verrechnungspositionen verwalten

  • Vor der Fakturierung muss die Verrechnungsposition auf der Zertifizierung hinterlegt werden. Die Verrechnungsposition besteht aus dem Artikel, der in Rechnung gestellt werden soll.
  • Bei Zertifizierungen muss die Verrechnungsposition manuell hinzugefügt werden. Mit der Funktion "Neu" in der unteren Funktionsleiste fügen Sie den entsprechenden Artikel manuell hinzu.
  • Definieren Sie Zeiträume, in welchen Sie Zertifizierungen serienfakturieren, um doppelte Fakturierungen zu vermeiden.

Achtung

Es ist wichtig, dass Sie die Artikel für Zertifizierungkosten unverändert lassen, damit die Verknüpfungen zu den Verrechnungspositionen bestehen bleiben. Ändert der Betrag oder die Bezeichnung des Artikels z.B. infolge der Jahreszahl, so überschreiben Sie den entsprechenden Artikel im Modul "Artikel". Beim Überschreiben eines bestehenden Artikels wird die Verknüpfung beibehalten.


Die Ansicht für das Hinzufügen der Verrechnungsposition sieht ungefähr wie folgt aus:

Serienrechnungen erstellen

So gehen Sie vor, um anhand Ihrer Selektionskriterien Serienrechnungen zu erstellen: 

  1. Geben Sie in der Zertifizierungs-Suchmaske die gewünschten Suchkriterien ein (z.B. Status "Abgeschlossen" und Resultat "bestanden" und Ende von-bis) und führen Sie die Suche durch.
  2. Auf der Uebersicht erscheinen alle Zertifizierungen, die den Suchkriterien entsprechen.
  3. Markieren Sie diejenigen Zertifizierungen, für welche eine Rechnung erstellt werden soll.
  4. Wählen Sie in der Funktionsleiste die Aktion Fakturieren. Das System öffnet die Eingabe-Maske "Serienfakturierung".
  5. Wählen Sie die Sprache, in der die Rechnungen erstellt werden sollen.
  6. Wählen Sie die entsprechende Rechnungstext-Vorlage aus. Die Rechnungstext-Vorlagen werden kundenspezifisch zentral im System angelegt.
  7. Korrigieren Sie bei Bedarf die Stammdaten (Achtung: Ihre neuen Angaben übersteuern die Vorgaben, welche bei den Personen hinterlegt sind). Die Verrechnungspositionen wurden vorab in den entsprechenden Modulen hinterlegt und sind nur dort sichtbar und erweiterbar.
  8. Wählen Sie den Menupunkt "Fakturen erstellen".
  9. Die Rechnungen werden im PDF-Format in "Berichte und Datenexporte" zum Download angeboten.

    Hinweis

    Das Erstellen von 1000 Rechnungen dauert ca. 3-5 Minuten.