Fakturierung

Generelle Hinweise

  • Die Lizenzverwaltung enthält die Möglichkeit der (periodischen) Serienfakturierung. 
  • Serienrechnungen über beliebig viele Lizenzen und mehreren Vereinen können mit wenigen Klicks erstellt werden.
  • Um Serienrechnungen erstellen zu können, müssen die Verrechnungspositionen auf der Lizenz hinterlegt sein.
  • Serienrechnungen werden nach Output-Sprache (Korrespondenzsprache) erstellt.
  • Zentral hinterlegte Rechnungstext-Vorlagen ermöglichen eine einfache Handhabe unterschiedlicher Rechnungstexte.

Hinweis

Es wird eine Sammelfaktura aller Lizenzen pro Mitgliedsverein erstellt.

Verrechnungspositionen verwalten

  • Vor der Fakturierung muss die Verrechnungsposition auf der Lizenz hinterlegt werden. Die Verrechnungspositionen können bei Projektstart einmalig definiert und eingerichtet werden.
  • Die Verrechnungsposition besteht aus dem Artikel, der in Rechnung gestellt werden soll.
  • Neuen Lizenzen wird die Verrechnungsposition automatisch entsprechend des Lizenz-Typs hinzugefügt.
  • Bei Lizenzende muss die Verrechnungsposition nicht entfernt werden, da nur Lizenzen mit Status "Aktiv" fakturiert werden sollten.

Achtung

Es ist wichtig, dass Sie die Artikel für Lizenzen unverändert lassen, damit die Verknüpfungen zu den Verrechnungspositionen bestehen bleiben. Ändert der Betrag oder die Bezeichnung des Artikels z.B. infolge der Jahreszahl, so überschreiben Sie den entsprechenden Artikel im Modul "Artikel". Beim Überschreiben eines bestehenden Artikels wird die Verknüpfung beibehalten.

Konsolidierte Sammelfakturen erstellen

So gehen Sie vor, um anhand Ihrer Selektionskriterien Serienrechnungen zu erstellen: 

  1. Geben Sie in der Lizenzen-Suchmaske die gewünschten Suchkriterien ein (z.B. Status "Aktiv") und führen Sie die Suche durch.
  2. Auf der Uebersicht erscheinen alle Lizenzen, die den Suchkriterien entsprechen.
  3. Markieren Sie diejenigen Lizenzen, für welche eine Rechnung erstellt werden soll.
  4. Wählen Sie in der Funktionsleiste die Aktion "Fakturieren".
  5. Das System öffnet die Eingabe-Maske "Serienfakturierung".
  6. Wählen Sie die Sprache, in der die Rechnungen erstellt werden sollen.
  7. Wählen Sie die entsprechende Rechnungstext-Vorlage aus. Die Rechnungstext-Vorlagen werden kundenspezifisch zentral im System angelegt.
  8. Korrigieren Sie bei Bedarf die Stammdaten (Achtung: Ihre neuen Angaben übersteuern die Vorgaben, welche bei den Personen hinterlegt sind). Die Verrechnungspositionen wurden vorab in den entsprechenden Modulen hinterlegt und sind nur dort sichtbar und erweiterbar.
  9. Wählen Sie den Menupunkt "Fakturen erstellen".
  10. Die Rechnungen werden im PDF-Format in "Berichte und Datenexporte" zum Download angeboten.

    Hinweis

    Das Erstellen von 1000 Rechnungen dauert ca. 3-5 Minuten.